Kancelář sdružení

Kancelář sdružení byla zřízena na základě rozhodnutí rozšířeného předsednictva ze dne 20.10.2008. Hlavním účelem kanceláře je zajištění realizace administrativních a rutinních činností a poskytování administrativního servisu předsednictvu a odborným výborům. Přesunem těchto činností na kancelář sdružení se může předsednictvo a odborné výbory plně soustředit na koncepční a strategicko-taktické úkoly a nemusí se vyčerpávat řešením operativních záležitostí.

Kancelář zahájila svou činnost 3.12.2008, osobami odpovídajícími za činnost kanceláře jsou:

Vedoucí kanceláře: Lenka Janská,
Supervizor kanceláře: Jiří Skála,

Kancelář sdružení, podobně jako odborné výbory sdružení, nemá žádné fyzické sídlo - jedná se o pracovní skupinu, která je pověřena vedením následujících agend, resp. zajišťováním těchto činností:

• Vedení a správa agendy členů sdružení, což zahrnuje zejména procesování příjmu nových členů, změny, prodlužování a ukončování členství, a dále vedení agendy certifikovaných specialistů a aktualizace veřejného seznamu certifikovaných specialistů dle interních pravidel sdružení,
• Správa a administrace webového portálu sdružení, což zahrnuje zejména provádění pravidelné aktualizace jednotlivých rubrik a zveřejňování dalších informací dle pokynů předsednictva sdružení a předsedů výborů sdružení
• Správa finanční agendy sdružení, což zahrnuje zejména vystavování faktur, likvidace došlých faktur a příprava podkladů pro finanční výbor k vypořádání  platby, kontrola dodržování splatnosti faktur, příprava pravidelného měsíčního přehledu o stavu hospodaření s finančními prostředky sdružení, příprava podkladů k zaúčtování jednotlivých položek a vedení seznamu účetních dokladů
• Řízení procesu nákupu knih pro členy sdružení, což zahrnuje zejména příjem jednotlivých objednávek od členů, vytvoření nákupní objednávky v příslušném webovém obchodě, přepočet částky ze zahraniční měny a rozpočet poštovného na jednotlivé objednatele, vystavení faktur a dodacích listů, vedení související komunikace s jednotlivými objednateli a správcem skladu publikací, jenž se nachází v sídle sdružení.
• Spolupráce při organizačním zajištění akcí pořádaných výbory sdružení (semináře, konference, společenská setkávání členů apod.)
• Řízení služby „Ask the Experts“ pro členy sdružení, a to dle příslušných interních pravidel sdružení
• Řízení komunikace s členy sdružení a s odbornou veřejností, což zahrnuje zejména vyřizování e-mailových dotazů týkajících se činnosti sdružení případně zprostředkování odpovědi od kompetentního člena příslušného výboru či člena předsednictva. Gesce za správu obsahu e-mailových schráneka
• Řízení komunikace s externími dodavateli služeb a supervize jejich plnění, což zahrnuje zejména tyto služby: technická podpora webového portálu a e-mailových schránek, správa domény, správa skladu publikací a ostatního materiálu, správa knihovny a činnost podatelny
• Příprava dokumentů pro finanční úřad, statistický úřad a jiné státní úřady, a to ve vyžadované kvalitě, formě a termínech, včetně jejich předkládání k podpisu členům předsednictva a odesílání výše uvedeným institucím při dodržení předepsaných, především zákonných termínů.
• Vykonávání ostatních činností administrativního charakteru dle pokynů členů předsednictva, předsedů výborů sdružení a supervizora kanceláře